Bussiness English Letter

Bussiness English Letter

Posted by Siti Noer Bayani 

1.      Layout Of Business English Letter

Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut "mail" (sebagai lawan dari email yang lebih cepat).

·      Letter Head (kepala surat)

Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah  surat. Baik  surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan.  Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.

·   Date (tanggal)

     Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu     ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas       dan lengkap. Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

     Contoh :

     British style

     08^th Desember 2011

     Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya      Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan      bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

    

     American style

     September 07, 2011

     Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

·   Inside Addres (alamat yang dituju)

Diletakkan di sebelah kiri atas, beberapa baris setelah tanggal , namun ada juga yang meletakkannya langsung di bagian bawah tanggal

·   Salutation (salam pembuka)

Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. Berfumgsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf capital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.

     Contoh :

     British style      : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.

     American style : Dear Sir :

·   Body of the Letter (isi surat)

     Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis      ingin sampaikan secara detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.

·      Complimentary Close (salam penutup)

Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

     Contoh :

     Britsh style       : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours                                        Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.

     American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

·      Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)

     Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.

II. Form and Style Of Business English Letter

FORMAT SURAT

Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

2. Bentuk lurus (block style)

3. Bentuk setengah lurus (semi block style)

4. Bentuk lekuk  (indented style)

5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)

·      Full Block Style

 

 

Jenis surat yang pengetikannya dimulai diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris garis pinggir kiri 20 dan kanan 80 kota dan tanggal diketik mulai dari pinggir kiri setelah 2 kali dari inisial. Salam penutup diketik mulai dari pinggir sebelah kiri setelah diketik 2 kali. 

•      Block Style

 Pada surat bentuk lurus, semua bagian surat diketik dari margin kiri. kecuali, tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian tengah-tengah kertas. Kepala surat diketik centering horizontal, vertical tanggal surat diketik dengan jarak 2 spasi dari garis batas kepala surat. Salam pembuka diketik dengan jarak 2 spasi dari salam pembuka.

•   Semi Block Style

Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak.

•   Indented Style

Surat bentuk lekuk yang tidak rata kiri.Pada bentuk ini baris pertama alamat dimulai pada garis pinggir kiri.kemudian baris keduanya (nama jalan,nomor) dimulai lima spasi dari garis pinggir kiri.baris berikutnya  nama kota dimulai 10 spasi dari garis pinggir. selanjutnya setiap alinea dimulai 5 spasi dari garis pinggir kiri

• Hanging Paragraph

 

Jenis surat yang baris pertama dan paragraph pada setiap alineanya menggantung. Garis pinggir kiri dan kanan 20 dan kanan 80 kop surat diketik setelah spasi 6 kali spasi 3 kali kemudian ketik garis batas kepala surat, spasi 2 kali ketik tanggal disebelah kanan dan No. di sebelah kiri. 

• Sumber :
  http://www.foxstone.com.au/business-communications-wallchart.html
  http://www.dailywritingtips.com/how-to-format-a-us-business-letter/
  http://www.cyberbee.com/science/letpart.html
  http://www.scribd.com/doc/55463743/Pengertian-Surat-Full-Block-Style