Jumat, 25 November 2011

English Business Letter ( revisi 2 )

English Business Letter
Posted by Siti Noer Bayani

1.      Layout Of English Bussiness Letter



Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos  atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut "mail" (sebagai lawan dari email yang lebih cepat).

·                   Letter Head (kepala surat)



Letter  Head atau biasa disebut dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah  surat. Baik  surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan.  Kepala Surat tersebut berisikan nama perusahaan, alamat       perusahaan, nomor telepon, faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo perusahaan dll.  


Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.

    Contoh :
     British style
     08th Desember 2011
     Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.

     American style
     September 07, 2011
    Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal diakhiri tanda   
     koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.

Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan
Inside Address selain nama dan alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta
kodepos dan Negara yang dituju.


Salutation (salam pembuka)

Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam penulisan surat yaitu British style, dan American style.

Contoh :
British style      : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir 

   
    
Body of the Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara     detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.



Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.

Contoh :
Britsh style       : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
                         Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.



Signature and Writer’s Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital, tanpa diberi tanda kurung.



Subject  (Hal/Perihal)
Penulisan kata Hal/Perihal dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu :
1. Sebelum penulisan alamat yang dituju
2. Setelah penulisan alamat yang dituju
3. Setelah penulisan salam pembuka.
    Subject : Purchase Order No. MDX 21.
    Besides using the word “subject”, some of the companies use the latin word “Re”
    Re : Purchase order No. MDX 21.



Reference 
Reference yaitu pengarsipan atau dokumnetasi surat yang dikirim atau diterima, biasanya tulisan referensi hurufnya di beri garis bawah. Itu adalah pengarsipan atau surat referensi dokumnetasi Terkirim atau diterima, biasanya menulis huruf dalam referensi yang diberikan Underline. Bahkan sebelum awal surat, kadang-kadang di bagian bawah, referensi umumnya diberikan untuk memungkinkan berbagai korespondensi berurusan dengan subjek yang sama dapat ditemukan dengan mudah. Referece biasanya termasuk inisial mendiktekan surat, diikuti oleh orang-orang dari pengetik tersebut. Ketika Anda menjawab referensi berlambang huruf, ini akan dikutip di atas, di sisi kiri-tangan surat dan setelah itu Anda memberikan referensi Anda sendiri:


Contoh: Your Ref : WS/LB  Incoming Letter Reference
Our Ref : MA/SB  Outgoing Letter Reference



Carbon Copies (tembusan)
Cc. (Carbon Copies) biasanya ditulis dibagian bawah dari sebuah surat. Kadang-kadang digunakan b.c.c. (blind carbon copies), ini dimaksudkan bahwa si pengirim mengirim tembusan kepada orang lain selain penerima utama, namun pengirim tidak menghendaki si penerima utama mengetahui kemana tembusan dikirimkan Contoh  :
Yours Sincerely,
p.p Subagyo Co. Ltd
Mas Ram
Sales Manager
c.c President Director



Inisial 
Inisial, yaitu disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Inisial umunya ditempatkan pada bagian paling bawah di sebelah kiri.

Contoh :
MR/NH (MR = Muhammad Ridho, pembuat konsep; NH = Nur Hidayat, pengetik surat)



Endclosure (lampiran)
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila memang tidak ada yang perlu dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.


Postcript (Ps)
Postcript digunakan untuk frim sesuatu atau sesuatu yang cukup penting untuk disampaikan. Cara-cara mengetik: PS, PS. ,:, PS-
    -  PS jika Anda memesan dalam waktu tujuh hari, kami dapat memberikan Anda diskon  10%.


II. Form and Style Of Business English Letter

FORMAT SURAT
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk lekuk  (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)


·      Full Block Style




Jenis surat ini namanya bentuk lurus penuh yang pengetikannya dimulai diketik mulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris garis pinggir kiri 20 dan kanan 80 kota dan tanggal diketik mulai dari pinggir kiri setelah 2 kali. Salam penutup diketik mulai dari pinggir sebelah kiri setelah diketik 2 kali. 



·   Modified Block Style



Ini adalah surat bentuk lurus , semua bagian surat diketik menggunakan format justify kecuali, tanggal surat, salam penutup, tanda tangan, nama terang, dan jabatan pengirim surat diketik pada bagian tengah-tengah kertas. Kepala surat diketik centering tanggal surat diketik di sebelah kanan. Salam pembuka diketik disebelah kiri, hal diketik di tengah-tengah garis di atas salam pembuka. 





·      Semi Block Style


Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak. Kepala surat ditulis di sebelah kiri, tanggal surat diketik di sebelah kanan, Setiap paragraf pada setiap isi surat diberi spasi. 



·      Indented Style




Surat bentuk lekuk yang tidak rata kiri. Pada bentuk ini baris pertama alamat dimulai pada garis pinggir kiri baris keduanya (nama jalan,nomor) dimulai lima spasi dari garis pinggir kiri. Nama kota dimulai 10 spasi dari garis pinggir. Selanjutnya setiap alinea dimulai 5 spasi dari garis pinggir kiri. Salam pembuka diketik di sebelah kiri, Salam penutup di tulis di sebelah kanan. Tanda tangan dan nama pengirim diketik di bagian kanan. 



Hanging Paragraf




Bentuk Hanging style hampir sama dengan bentuk Semi Block style. Bedanya pada isi surat Hanging style paragrafnya menggantung. Paragraf pertama diketik rata kiri, paragraf kedua dan selanjutnya diketik menjorok ke dalam 5 spasi. Posisi tanggal terletak di sebelah kanan atas. Subject, alamat, dan salam pembuka, salam penutup, tanda tangan terletak di sebelah kiri. 



Sumber :
http://www.scribd.com/doc/55463743/Pengertian-Surat-Full-Block-Style